Ferienzeit bedeutet abwesende Partner, Kunden und Mitarbeiter – und jede Menge Abwesenheitsnotizen, die automatisch in der Inbox landen. Manche sind nützlich, mache lustig, manche bleiben rätselhaft: Es hängt immer davon ab, was man erreichen will und wie man es angeht.

Für nützliche Abwesenheitsnotizen ist ein Blick auf die folgenden Tipps hilfreich.

  1. Nicht vergessen: Jede Nachricht von Ihrem Mailaccount ist eine Visitkarte für das Unternehmen. Unterschätzen Sie niemals den Imagefaktor einer gelungenen (oder katastrophalen) Nachricht. So oder so steht Ihre Abwesenheitsnotiz für Sie selbst.
  2. Bleiben Sie konsistent – die Nachricht muss zu Ihrem sonstigen Schreibstil und der Unternehmenskultur passen. Die Abwesenheitsnotiz eines Bankdirektors wird anders klingen als die eines Art Directors. Machen Sie die Notiz zu einem Ausdruck Ihres Kommunikationsstils, auch wenn es nur ein bis zwei Zeilen sind.
  3. Bieten Sie nützliche Informationen – das ist die Existenzberechtigung der Abwesenheitsnotiz. Schreiben Sie, was Sie selbst als Empfänger einer solchen Nachricht wissen wollen: Dauer der Abwesenheit; erster Tag, an dem Sie wieder erreichbar sind; Weiterleitungen und Stellvertreter, an die man sich wenden kann.
  4. Wenn Sie bekanntgeben, an wen Ihre Mails weitergeleitet werden, sorgen Sie dafür, dass Ihr Vertreter davon auch weiß – und auch, was er mit den weitergeleiteten Mails zu tun hat. Wenn Sie alternative Mailadressen anbieten, sollten diese unbedingt auch korrekt geschrieben sein, damit der Absender keine Fehlernachrichten erhält und erst recht nicht weiß, an wen er sich denn nun wenden soll.
  5. Vergessen Sie nicht, die Abwesenheitsnotiz nach Rückkehr wieder zu deaktivieren. Besser noch: Stellen Sie vorab ein, bis wann die Nachricht ausgesendet werden soll. Es könnte peinlich sein, wenn Empfänger der Notiz nach Ihrer Rückkehr Sie daran erinnern müssen, dass Sie eigentlich schon wieder arbeiten (sollten)…

Robert Bauer

Robert Bauer bringt 20 Jahre Erfahrung in der Kommunikation für Unternehmen und Institutionen mit. Er glaubt mehr denn je an die Bedeutung von Verständlichkeit, Klarheit und Relevanz für erfolgreiche Kommunikation. Eine gesunde Skepsis gegenüber wohlklingenden Sinnhülsen gepaart mit Verständnis für das, was wirklich zählt, nimmt er in jedes Projekt aufs Neue mit.

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